事務所での文書保管

事務所での文書保管

私が勤めている事務所でも、文書保管や書類保管などには大変気を使います。
業務の種類にもよるとは思うのですが、この事務所は、とにかく毎日交わされる文書の量が多いですし、紙の書類も多いので、保管に頭を使わなければ成り立たないでしょうね。
はー、新入社員だった時のことを思い出します。
社会にはこんなに文書や書類が存在するんだと!毎日毎日、読んでも読んでも泉のように湧いてくるってわかります?おおげさかもしれませんが、この大量の文書や書類に押しつぶされそうに仕事をしていました。
第一、こんなに必要あるのか、なんていう疑問なんかもっちゃってりして。
今ではそんな文書や書類に目を通し、理解し、知識にし、活用できるまでになっている(と、自分では思っています)のですから、我ながら凄いなと自画自賛しちゃいます。
それだけでも、立派な社会人になったと言えるんじゃないですかね。
それはさておき、文書保管ってホントに悩みどころですよね。

文書保管の重要性を感じる

文書は、社内向けもあれば、社外向けもありますし、それに付随する書類も多種多様です。
だからこそ、文書保管や書類保管の方法が重要なんですよね。
今、インターネットの普及も加わって、個人情報や機密文書の扱いなんかピリピリしていますよね。
先日、こんなハプニングがありました。
書類を送るためにお客さんに宛先を書いてもらったんです。
でも、その記載してもらった書類が他の書類と一緒に保管されてしまったため、書類が送れなかった。
で、お客さんから問い合わせがあって、はじめてミスに気付いたわけです。
そうして、お客さんに謝罪をすることはもちろんのこと、ミスが起こった経緯を説明したら、まあ激怒されましたよ!その宛名がお嬢さんのお名前だったのですが、万一、書類の保管に失敗して情報が外にもれて、娘が誘拐されるようなことがあったらどうするのですか、といったクレームでした。
いやはや、文書保管の重要性を改めて感じたハプニングでした。

外注を請け負う文書保管業者を尊敬します

でも、文書保管たって、どうやって管理ですのでしょう。
って、今更言っているのは、ぺーぺーの社会人ぐらいでしょうか。
文書や書類の保管ノウハウは、この世の中にきちんと存在しているのです。
インターネットで検索すれば、それを専門にした業者があることは一発でわかりますよね。
専門業者に依頼をすれば、個人情報の保護を含め、機密文書も厳重に管理してくれるわけです。
そこには、依頼主としっかりと契約書が交わされて、成り立っている業務なのです。
昔を知っているわけではないのですが、文書や書類にまつわるセキュリティがますます高くなっているのは、今の世の中のあり方を映し出しているようにも感じますよね。
私は、プライベートでは、ゆるい感じでのんびりと生活をしているので、この社会での情報管理のあり方を身に着けるのには苦労しました。
そういえば、書類の溶解処理なるものが存在するのを知ったのも、社会に出てからだったなー。
これはありがたい!文書保管サービス
初めて聞いたとき「ようかい?」って、思いっきりはてなマークでしたもの。
とにもかくにも、文書保管を引き受けている会社を私は尊敬します。